Kada agencija treba spoljnog dizajnera: 7 signala da je vreme za saradnju sa freelancerom

Radim sa marketing agencijama duže vreme i primetio sam da se skoro svaka od njih u nekom trenutku suoči sa istim problemom. Klijenti dolaze brže nego što tim može da ih opsluži, a dizajn je često prvo mesto gde se to oseti. Copywriting i strategija mogu da se rastegnu preko noći ili da se podele između više ljudi, ali dizajn ima jasnu fizičku granicu, koliko jedan čovek može da isporuči u toku dana bez pada kvaliteta.

Problem je što mnoge agencije predugo čekaju da priznaju da im treba pojačanje. Umesto da na vreme uključe spoljnog dizajnera, guraju postojeći tim do tačke pucanja. Kvalitet pada, klijenti to primete, poverenje se poljulja, i onda je popravka mnogo skuplja i sporija nego što bi bila prevencija.

Evo sedam signala koje sam najčešće viđao kod agencija tačno pre nego što su odlučile da uključe freelance dizajnera u tim, i šta sam primetio da razdvaja agencije koje tu odluku donesu na vreme od onih koje čekaju predugo.

1. Rokovi počinju da kasne jer je dizajn usko grlo

Ovo je najočigledniji signal, ali paradoksalno i onaj koji se najduže ignoriše. Ako account manageri stalno moraju da pomeraju rokove klijentima jer "dizajner još nije stigao", problem nije u organizaciji vremena, problem je u kapacitetu. Jedan ili dva interna dizajnera mogu da pokriju stabilan, predvidiv obim posla, ali čim dođe sezonska kampanja, novi veći klijent, ili nekoliko paralelnih projekata odjednom, sistem puca.

Kašnjenje retko ostane izolovan slučaj. Kad jedan projekat kasni, redovno pomera sledeći, pa sledeći, i cela nedelja postane igra sustizanja. Spoljni dizajner koji se uključuje po projektu rešava tačno ovaj problem. Ne mora da bude tu svaki dan, već tačno kada je gužva najveća, i onda se povlači kada se obim vrati na normalu.

2. Kvalitet dizajna varira od projekta do projekta

Kada je tim preopterećen, prva stvar koja strada je pažnja na detalje. Isti dizajner koji je pre šest meseci isporučivao odličan rad sada šalje verzije koje deluju žurno i nedovršeno, sa nedoslednim marginama, pogrešnim fontovima, ili elementima koji se ne uklapaju u vizuelni identitet klijenta. Ovo nije pitanje talenta, već pitanje raspoloživog vremena. Niko ne radi dobro kada žonglira sa pet projekata istovremeno i mora da preskače korake da bi stigao rok.

Kad uključiš freelancera za deo obima posla, internom timu ostaje prostor da se fokusira na manje projekata i vrati kvalitet na nivo na kome je klijent navikao da ga vidi. Kvalitet raste čim se pritisak skine, a to se dešava brže nego što bi se dešavalo kroz zapošljavanje i uvođenje novog stalnog člana tima.

3. Niko u timu ne prati trendove i standarde dovoljno pažljivo

Dizajn se menja brzo. Ono što je izgledalo sveže pre dve godine danas deluje zastarelo, posebno u društvenim mrežama i UI dizajnu gde se očekivanja korisnika menjaju iz meseca u mesec. Interni tim koji je zatrpan tekućim zadacima retko ima vremena da istražuje nove pravce, testira formate, ili prati šta konkurencija radi na tržištu.

Freelance dizajner koji radi sa više klijenata i više industrija paralelno prirodno ostaje u toku sa onim što trenutno funkcioniše, jer to vidi svakodnevno kroz različite projekte i različite brendove. To iskustvo se prenosi i na tvoje klijente, umesto da svaki brend agencije izgleda kao da je zaglavljen u istom vizuelnom obrascu iz prošle godine.

4. Klijenti traže usluge koje trenutno ne nudiš

Ovo je signal koji agencije često propuste da iskoriste umesto da ga vide kao problem. Klijent pita da li možete da mu napravite kompletan vizuelni identitet, uradite UX audit sajta, ili napravite grafičku knjigu standarda, a tim odgovara da to "nije baš njihova specijalnost". Umesto da odbiješ posao ili ga prosleđuješ konkurenciji koja će ga rado preuzeti zajedno sa klijentom, spoljni dizajner ti daje priliku da proširiš ponudu bez zapošljavanja novog čoveka za usluge koje možda nećeš tražiti svaki mesec.

Ovde često ulazi i model koji agencije zovu white label saradnja, gde dizajner radi iza scene pod brendom agencije, a klijent i dalje komunicira isključivo sa tvojim timom. Za klijenta se ništa ne menja, dok agencija dobija širu ponudu i dodatan prihod bez dodatnog fiksnog troška.

5. Zapošljavanje na puno radno vreme se ne isplati za obim posla koji imaš

Zapošljavanje dizajnera nosi sa sobom platu, doprinose, opremu, vreme uvođenja u tim, i obavezu da mu obezbediš dovoljno posla svaki mesec da opravda trošak. Ako je potreba za dizajnom nestabilna, jedan mesec previše posla a drugi premalo, stalno zaposlenje postaje finansijski rizik koji agencija nosi bez obzira na to koliko posla trenutno ima.

Freelance dizajner rešava tu neravnotežu. Plaćaš tačno onoliko koliko trenutno treba, bez fiksnog troška u mesecima kada je posla manje. Ovo je razlog zbog kog sam u tekstu o ceni UX/UI dizajna više puta naglašavao da model plaćanja po projektu često ima više finansijskog smisla za agencije nego za pojedinačne male biznise koji imaju samo jedan sajt ili jednu kampanju godišnje.

6. Account manageri gube previše vremena objašnjavajući brief dizajneru

Kada je interni dizajner preopterećen, svaki novi brief zahteva dodatno objašnjavanje, ponavljanje istih instrukcija, i nekoliko krugova revizija samo da bi se dizajner "uhvatio" konteksta klijenta i brenda. To troši vreme account managera koje bi trebalo da ide na klijenta i strategiju, ne na interno usklađivanje koje se ponavlja iz nedelje u nedelju.

Iskusan freelance dizajner koji je ranije radio sa agencijama zna da brzo pročita brief, postavi prava pitanja unapred, i minimizuje broj revizija tražeći od početka prave reference i smernice. To ne znači manje komunikacije, znači efikasniju komunikaciju koja ne troši dodatne sate svake nedelje.

7. Agencija raste brže nego što interni tim može da skalira

Ovo je najbolji mogući problem koji agencija može da ima, ali i dalje je problem. Novi klijenti dolaze, portfolio raste, referentna lista se širi, ali tim ostaje isti kao pre godinu dana. Ako čekaš da kriza kvaliteta postane vidljiva pre nego što reaguješ, već si izgubio poverenje bar jednog klijenta koji je otišao kod konkurencije zbog kašnjenja ili pada kvaliteta.

Agencije koje rastu održivo obično imaju jednog ili dva pouzdana freelance dizajnera "u rezervi", spremna da se uključe čim obim poraste, umesto da paniku rešavaju hitnim oglasima za posao i intervjuima u poslednji čas.

Šta pripremiti pre nego što uključiš freelance dizajnera u tim

Saradnja ide mnogo glatkije ako agencija unapred pripremi nekoliko stvari, umesto da ih rešava usput tokom prvog projekta.

• Brend smernice klijenata. Ako klijent već ima grafičku knjigu standarda, podeli je odmah. Ako nema, freelance dizajner treba jasno da zna boje, fontove i ton koji brend koristi.

• Šablon za brief. Konzistentan format brifa, sa ciljem projekta, rokom, formatima za isporuku i referencama, štedi vreme i tebi i dizajneru već od prve saradnje.

• Jasan kanal komunikacije. Definiši unapred da li komunikacija ide kroz email, Slack, ili alat za upravljanje projektima, i ko je kontakt osoba sa strane agencije za pitanja tokom rada.

• Broj krugova revizija. Dogovori unapred koliko revizija je uključeno u cenu, da bi izbegli nesporazume kada projekat krene da se širi van prvobitnog dogovora.

Ova priprema traje dvadesetak minuta, a uštedi sate nesporazuma tokom prvih nekoliko projekata.

Kako izgleda zdrava saradnja agencije i freelance dizajnera

Dobra saradnja ne počinje jednim hitnim projektom u poslednji čas. Počinje probnim zadatkom manjeg obima, gde agencija proveri kako dizajner razume brief, koliko brzo isporučuje, i kako komunicira kroz revizije. Ako to prođe dobro, saradnja prelazi na stalniju osnovu, dogovoren mesečni broj projekata, jasan rok isporuke, i ustaljen proces revizija koji obe strane razumeju.

Za agencije koje žele white label model, ceo proces ide iza scene. Klijent vidi samo agenciju, dizajner je nevidljivi deo tima koji obezbeđuje da svaka isporuka izgleda profesionalno i stigne na vreme, bez obzira na to koliko je drugih projekata trenutno u toku.

Ako prepoznaješ dva ili više signala iz ove liste u svom timu, verovatno je vreme da razmisliš o pojačanju. Radije reši to sada, dok je situacija upravljiva, nego posle prvog izgubljenog klijenta zbog kašnjenja ili pada kvaliteta koji se mogao izbeći.

Ako ti treba pouzdan spoljni dizajner koji razume kako agencije rade i ume da se uklopi u tim bez dodatnog objašnjavanja, javi mi se i prođimo zajedno kroz vaš trenutni obim posla.